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档案信息化环境下档案利用存在问题及对策研究

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档案信息化环境下档案利用存在问题及对策研究

在信息技术飞速发展的今天,信息化的发展已经渗透到教育、政治、经济等各个领域。当然档案信息化也正在逐步建设之中。档案信息化的建设是一个漫长而又复杂的过程,在这一过程中,我们需要转变传统思维,并对档案利用过程中存在问题进行探讨和解决。 中国论文网 档案利用;档案信息化;对策 档案承载着人类活动的记录,社会活动运行方式的改变使传统的档案形成、传递、存储和利用等档案活动的方式随之改变,在这一形势下,加快对档案信息资源开发,大限度地满足广大用户多种信息利用需求,促进档案价值的真正实现,创造巨大的经济效益和社会效益是当前档案工作的新方向。笔者针对当前档案信息化背景下档案利用工作存在的问题,提出解决对策,希望对提高档案利用工作有所帮助。 一、档案信息化与档案利用 档案信息化是建立在现代信息技术基础上,利用数字化手段,以档案信息资源为处理核心,对档案信息资源进行收集、管理,通过信息技术,实现资源共享的信息系统。它具有业务管理自动化、馆藏档案信息化、信息组织标准化、信息存储海量化、信息传递网络化和档案信息社会化等特征。党中央、国务院2004年颁布的《关于加强信息资源开发的若干意见》要求各级档案部门要积极采取措施,加快传统载体保存的档案信息资源的数字化进程,做好档案信息数字化基础上作.为历史档案开放、现行文件的利用、社会公共信息资源使用教率的提高奠定良好的基础。 二、我国当前档案利用工作中存在问题 1.档案信息资源共享程度低 档案基础设施建设是档案信息资源的共享的基本物质条件,基础建设水平的高低制约着档案信息资源的共享程度,其主要包括各类基础设施和计算机软硬件基础环境,是档案信息资源储存、管理、开发利用和信息化应用的基础。随着现代科技的不断发展和计算机的不断普及,档案部门现代化设备等硬件基本配备较为齐全。但是,档案数字化标准缺乏统一规范,没有形成一个合理的开放的档案信息资源系统,难以在网络环境下传递与共享的档案信息资源直接影响档案共享和利用。 2.档案工作人员相关专业水平有待提高,公共服务水平低 档案馆工作人员是档案工作的重要因素,当前我国档案馆工作人员专业水平低,人员素质不理想。档案专业复合型人才要求工作人员具备良好的职业道德、具有较强的档案专业水平、熟练掌握现代化应用技术的人。信息时代下的档案工作者需要具备档案、史地生等知识,还要掌握计算机、网络技术、多媒体应用技术、外语等多方面的相关知识,而我国档案工作者大多学历水平不高、科班出身的较少、缺乏相应的理科基础、缺乏服务意识。 3.档案利用相关法规不够完善 《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规都对档案馆以及各档案机构档案开放提供了法律保障,但是一些规定不够明确导致档案开放的力度不够,限制了需求者的使用;一些有关档案利用与公布的法规制度已经不合时宜,例如:在一些档案馆的中外使用有别的权限规定与“国民待遇原则”存在对立;信息时代下档案利用与公布制度与档案数字化、网络化开放利用服务存在抵触。 三、档案利用工作存在问题的对策 1.加快档案信息资源建设,对档案信息资源进行合理共享。 除了继续推进数字化档案馆建设,逐步提高各级档案馆的信息化水平,还需做到以下几点:1)基于“开放获取”“充分共享”原则,真正建立起一个面向用户、全面共享、开放利用的数字化档案信息服务系统。加强各级档案部门的互通互联,使资源结构优化,便于利用。2)规范档案信息数字化,加强各类档案信息资源库建设,优先加强各类馆藏档案基础信息目录数据库建设,通过各种网络平台实现档案信息资源共享。3)加强档案规范化管理。 2.加强档案从业人员的队伍建设 1)为档案馆引进高层次人才,优化档案工作人才队伍的层次结构,进而带动整个档案工作质量的提高。选拔一批有潜力的中青年档案人员到学校或其他科研院所接受更深层次的专业教育,使之成为档案人才队伍的中流砥柱。2)提高档案服务人员的专业素养,档案服务人员应加强专业的学习,不断提高档案咨询接待服务能力、档案业务服务能力和档案管理服务能力。 3.健全我国档案利用与公布的法律法规 1)逐步减少对档案利用对象的限制,允许利用方式的多样化,档案的开放利用要与公布权协调一致,公众有利用权也有对其的公布权。2)已经对社会开放的档案,任何组织和个人都可合理自由的利用,对于未开放的档案,档案利用者可以按照相关规定进行申请,经批准后再进行使用。 总而言之,现阶段的档案利用工作还存在着一定的问题,只有不断提高推进信息现代化基础设施建设、对当前的档案信息资源进行合理的开发利用,提高档案工作人员的专业水平和综合素质,增强档案工作人员的工作积极性和责任心,保证档案利用的各项基础工作有序进行,才能让档案利用工作更好地开展下去,才能更好地将我国档案事业推上一个新的高度。 [1]金仙.档案信息化与档案利用的相互关系[J].兰台内外,2014,02:42. [2]杨霞.综合档案馆档案利用与公布中的问题及对策分析[J].档案学研究,2010,05:50-54. [3]朱佰双.企业档案利用工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案2011 [4]陶碧云.论档案信息化内涵及其相互关系[J].档案学通讯,2002,06:31-33. 作者简介:刘华帆女汉,江西,云南大学在读研究生。

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